Mengenal Apa Itu Pengadaan Barang Perusahaan, Jenis serta Prosedurnya

Anda pastinya mengetahui jika dalam sebuah perusahaan atau instansi pemerintah, terdapat satu divisi yang memegang kendali atas pengadaan barang perusahaan. Divisi ini mengurusi semua pengadaan barang secara umum yang berguna untuk berbagai keperluan. Misalnya untuk keperluan kantor, atau lainnya yang masih berhubungan dengan bisnis.

Proses pengadaan barang ini tentunya tak dilakukan secara asal. Anda perlu memastikan bahwa barang yang Anda beli untuk keperluan kantor tersebut layak dan sudah sesuai standar serta kriteria perusahaan. Kriteria ini termasuk budget yang telah perusahaan siapkan untuk pembelian barang tersebut.

Untuk mengetahui lebih jelas mengenai pengadaan barang tersebut dan apa saja jenis-jenisnya, silakan ikuti ulasan ini hingga akhir.

Mengenal Apa Itu Pengadaan Barang

Pengadaan barang atau disebut juga dengan procurement merupakan suatu tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa yang berguna untuk tujuan bisnis. Umumnya pengadaan barang ini disebabkan oleh perusahaan yang memerlukan barang dalam skala besar untuk menunjang operasional.

Proses pengadaan barang tak hanya bisa dilakukan oleh internal perusahaan. Namun juga oleh vendor atau jasa dari sumber eksternal. Dalam hal ini disebut dengan pihak ketiga. Ketika perusahaan melakukan proses pengadaan, hal penting yang perlu diperhatikan adalah seberapa besar perusahaan mampu menghemat biaya atas pembelian barang tersebut.

Jika perusahaan Anda secara rutin melakukan procurement, maka nantinya Anda akan bisa menilai serta memastikan tujuan bisnis dengan lebih terarah. Hal ini sesuai dengan tujuan utama pengadaan barang yakni efisiensi bisnis untuk meraih tujuan dan keuntungan secara maksimal.

Jenis-jenis Pengadaan Barang

Ada beberapa kategori atau jenis pengadaan barang yang bisa Anda temukan dalam perusahaan. Jenis-jenis tersebut antara lain:

1.      Pengadaan barang secara langsung (direct procurement)

Kategori pertama pengadaan barang oleh perusahaan adalah direct procurement. Pengadaan barang ini merupakan jenis pengadaan secara langsung dan mengacu pada barang atau jasa apa saja. Utamanya yang diperlukan untuk menghasilkan produk pada sebuah perusahaan.

Perusahaan melakukan pengadaan barang jenis ini dengan menganalisis efisiensi biaya pengadaan yang berguna untuk profitabilitas perusahaan.

2.      Pengadaan barang tidak langsung (indirect procurement)

Adalah pengadaan secara tidak langsung yang dilakukan oleh perusahaan. Maksudnya adalah perusahaan melakukan procurement yang akan digunakan secara tidak langsung untuk pembuatan produk pada suatu perusahaan. Meskipun pengadaannya tidak langsung namun amat berguna untuk kebutuhan operasional dan berkontribusi terhadap laba perusahaan.

Beberapa contoh dari jenis pengadaan barang tidak langsung ini seperti perlengkapan kantor, layanan konsultasi, iklan, pemeliharaan dan lain-lain.

3.      Pengadaan barang berupa pelayanan atau jasa (service procurement)

Jenis pengadaan barang perusahan berikutnya adalah service procurement. Ini merupakan kategori procurement yang berupa pelayanan atau jasa berdasarkan sumber daya manusia atau SDM.

Pengadaan barang dengan kategori ini sangat tergantung pada kebutuhan perusahaan. Terutama saat perusahaan memerlukan sumber daya manusia di beberapa bagian yang tak mampu dilakukan oleh tenaga internal.

Misalnya seperti firma hukum, kontraktor individu, layanan kebersihan dan keamanan serta yang lainya. Dengan kata lain Anda bisa menyebut service procurement ini sebagai tenaga outsourcing yang berasal dari luar perusahaan.

4.      Pengadaan barang fisik (goods procurement)

Goods procurement atau pengadaan barang fisik berupa perangkat lunak yang perusahaan butuhkan untuk kegiatan operasional. Jenis procurement yang satu ini sangat efektif dalam menjaga pengelolaan rantai pasokan secara umum. Tentunya ini berlaku dalam sebuah perusahaan dan organisasi.

Perlu Anda ketahui, procurement atau pengadaan barang ini berbeda dengan kegiatan purchasing. Perbedaan ini bisa Anda lihat dengan jelas pada proses analisa kebutuhan barang yang dilakukan manajer pengadaan.

Apabila dalam proses pengadaan barang terdapat perencanaan untuk vendor, sebaliknya purchasing langsung melakukan transaksi kepada vendor atau supplier. Selain itu, procurement juga melakukan riset kepada sumber atau supplier sebelum menentukan kontrak.

Sedangkan purchasing hanya melakukan tanya jawab mengenai barang yang akan dibeli. Lalu proses pembayaran barang akan langsung dilakukan.

3 Prosedur dalam Procurement

Untuk lebih memahami pengadaan barang ini secara lebih jelas, ada baiknya Anda juga mengetahui apa saja prosedurnya. Supaya Anda bisa melakukan proses pengadaan dengan tepat dan memberi keuntungan kepada perusahaan. Lantas apa saja prosedur pengadaan barang tersebut?

1.   Melakukan analisa kebutuhan perusahaan

Sebelum pengadaan barang dilakukan, Anda perlu menganalisa terlebih dahulu apa saja kebutuhan perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan kalau barang yang akan diadakan tersebut benar-benar dibutuhkan. Sehingga perusahaan tidak membuang dana untuk barang yang tak penting.

2.   Mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen

Pengadaan barang untuk suatu perusahaan harus mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen terlebih dahulu. Biasanya persetujuan tersebut berbentuk dokumen tertulis yang bisa dipertanggungjawabkan. Setelah adanya dokumen ini barulah divisi procurement mulai memproses pengadaan barang yang diajukan.

3.   Melakukan analisis pada supplier atau vendor

Sebelum pengadaan barang dilakukan, tim procurement perlu memeriksa supplier atau vendor yang digunakan. Caranya adalah dengan menganalisa surat penawaran dari vendor tersebut. berbagai faktor yang akan dianalisa yakni kualitas, pengalaman, track record serta kesesuaian barang dengan kebutuhan perusahaan.

Nah, salah satu vendor yang patut Anda pertimbangkan untuk pengadaan barang adalah marketplace B2B procurement dari Blibli. Dengan menggunakan marketplace ini maka Anda akan mudah mendapatkan barang yang diperlukan perusahaan untuk keperluan operasional.

Selain itu Anda juga bisa melakukan transaksi pengadaan barang apapun jenisnya ke seluruh wilayah Indonesia dengan mudah dan aman. Seperti barang elektronik, perlengkapan kantor, peralatan dapur dan masih banyak lagi lainnya.

Oleh karena itu, jika Anda membutuhkan pengadaan barang jangan ragu untuk menggunakan marketplace B2B Blibli. Jadi, penuhi kebutuhan operasional dan pengadaan barang perusahaan dengan cara mudah dan efektif bersama Blibli.com. Semoga bermanfaat!